Grant na cyfrowe materiały dydaktyczne – zasady, dokumenty, formularz

W ramach projektu „Liderki i liderzy przedszkolnej edukacji cyfrowej Mazowsze” przedszkola mogą uzyskać dofinansowanie w wysokości do 6366 zł netto na zakup nowoczesnych urządzeń i cyfrowych materiałów dydaktycznych.

Grant jest wypłacany na rzecz organu prowadzącego placówkę przedszkolną (np. gmina, organizacja pozarządowa, firma), a środki te muszą być przeznaczone wyłącznie na zakupy zgodne z katalogiem sprzętów dopuszczonych w projekcie.

Koszt podatku VAT nie jest refundowany w ramach grantu i musi zostać pokryty z innych środków (np. budżet własny placówki, organu prowadzącego lub ze środków JST).

Warunki uzyskania grantu

Aby placówka mogła otrzymać grant:

• Co najmniej dwie osoby z danej placówki muszą ukończyć szkolenie realizowane w ramach projektu oraz podnieść kompetencję.
• Uprawniony podmiot musi złożyć prawidłowo wypełniony wniosek o grant.

Ukończenie cyklu szkoleniowego oznacza:

• Udział w minimum 80% godzin szkolenia (liczonych w minutach),
• Zaliczenie testów wiedzy,
• Wykazanie podniesienia kompetencji na podstawie testów wiedzy przed i po szkoleniu,
• Wypełnienie dokumentacji ewaluacyjnej.

Uwaga: Złożenie wniosku o grant nie gwarantuje otrzymania środków – kluczowe jest spełnienie warunków formalnych określonych w regulaminie oraz dotrzymanie terminów realizacji podanych na stronie internetowej projektu.

Jedna placówka wychowania przedszkolnego może uzyskać wyłącznie jeden grant w ramach Projektu.

Co można kupić w ramach grantu?

Zakupy muszą być zgodne z katalogiem kwalifikowalnych zakupów opublikowanym w ramach projektu.

Zakupy spoza katalogu nie będą akceptowane. W przypadku niepewności, rekomendujemy wcześniejszą konsultację zakupów z zespołem projektu.

Sprzęt komputerowy musi spełniać minimalne standardy określone w aktualnie obowiązującym na moment zakupu Rozporządzeniu Ministra Edukacji w sprawie podstawowych warunków niezbędnych do realizacji przez szkoły i nauczycieli zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych oraz programów nauczania.

Pełny katalog kwalifikowalnych zakupów (z podziałem na sprzęt elektroniczny oraz oprogramowanie i narzędzia dydaktyczne) znajdziesz poniżej:

Kto może złożyć wniosek?

Grantobiorcą zawsze jest Organ prowadzący przedszkole – np. gmina, fundacja, firma. To on figuruje jako strona we wniosku i umowie. W praktyce wniosek może zostać złożony bezpośrednio przez Organ prowadzący (np. urząd gminy), albo przez osobę działającą w jego imieniu, np. dyrektorkę przedszkola. Jeśli to nie Organ prowadzący będzie podpisywać dokumenty, potrzebne będzie pełnomocnictwo – czyli zgoda, by ktoś inny mógł:

• złożyć wniosek,
• podpisać umowę,
• rozliczyć grant.

Kiedy złożyć wniosek?

Możliwość złożenia wniosku grantowego dla danej placówki zostanie otwarta po około 7 dniach roboczych od momentu ukończenia szkolenia i zaliczenia testu przez minimum dwóch nauczycieli z danej placówki.

Jak złożyć wniosek?

Do wyboru są dwie ścieżki - refundacja i zaliczka.

Refundacja – krok po kroku

Organ prowadzący lub przedstawiciel dokonuje zakupów na poczet grantu. Następnie, na podstawie złożonego sprawozdania, Stowarzyszenie Robisz to dokonuje refundacji za zakupione pomoce dydaktyczne (zwrotu kwalifikowalnej kwoty) na wskazane konto bankowe.

Jako Stowarzyszenie Robisz.to zachęcamy do skorzystania z tej formy rozliczenia, gdyż jest ona krótsza i operacyjnie najmniej obciążająca.

Przed złożeniem wniosku

1. Zgłoś do swojego Organu prowadzącego chęć otrzymania grantu

Pamiętaj, że grant jest udzielany na zakupy netto, podatek VAT nie może być z niego finansowany. W związku z tym należy zapewnić środki na zapłatę części netto (zwrócimy ją podczas refundacji) oraz VAT-u (których nie zwracamy).

2. Kto składa wniosek o grant?

Ustal kto będzie składał wniosek. Jeśli to nie Organ prowadzący będzie podpisywać dokumenty, potrzebne będzie pełnomocnictwo – czyli zgoda, by ktoś inny mógł:

• złożyć wniosek,
• podpisać umowę,
• rozliczyć grant.

Wniosek

3. Wybierz sprzęt, jaki chcesz kupić, przygotuj odpowiednie dokumenty

📎 Wymagane załączniki:

• Pełnomocnictwo (do złożenia wniosku / podpisania umowy)
• Zaświadczenie o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta itp. + uchwała o powołaniu skarbnika, jeśli dotyczy (w sytuacji, gdy grantobiorcą jest JST a umowa nie będzie podpisywana przez pełnomocnika)
• Odpis z KRS (dla fundacji, stowarzyszeń, spółek prawa handlowego itp.)
• Inne dokumenty zaświadczające o prawie do reprezentacji grantobiorcy

4. Wypełnij wniosek

5. Wygenerowany wniosek otrzymasz na adres e-mail

Umowa

6. Po sprawdzeniu wniosku sporządzimy umowę

Umowę (w wersji elektronicznej) prześlemy na adres e-mail wskazany we wniosku wraz z dokładną instrukcją postępowania.

7. Podpisz umowę, wydrukuj stosowne załączniki oraz odeślij nam w celu podpisania

Możesz to zrobić:

• w wersji elektronicznej - rekomendowane (przyspiesza proces)

• w wersji papierowej

Wydrukowaną i podpisaną umowę należy odesłać na adres (listem poleconym):

Stowarzyszenie Robisz to
ul. Targowa 56
03-733 Warszawa

Zakup sprzętu

8. Umowa podpisana? Możesz robić zakupy!

9. Zachowaj wszystkie dowody zakupu

Zakupów dokonujesz ze środków własnych w okresie kwalifikowalności projektu określonym w umowie.

Rozliczenie i sprawozdanie

10. Złóż rozliczenie w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu

Rozliczenie grantu obejmuje:

• formularz sprawozdania
• potwierdzenie stosowania obowiązków komunikacyjnych KPO w formie zdjęć i zrzutów ekranu, patrz: Obowiązki komunikacyjne dla grantobiorców
• kopie wszystkich dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków (faktury opisane zgodnie ze wzorem, wyciągi bankowe) [wzór opisu faktury]

11. Weryfikacja dokumentów (do 30 dni kalendarzowych)

Weryfikacja nastąpi w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania sprawozdania końcowego.

Na tym etapie mogą pojawić się uwagi lub prośba o uzupełnienie lub poprawę dokumentów.

12. Korekta dokumentów (5 dni roboczych od otrzymania uwag)

Jeśli dokumentacja wymaga uzupełnień lub poprawek, otrzymasz informację e-mail z wyszczególnionymi uwagami.

Masz 5 dni od dnia otrzymania wiadomości, aby przesłać poprawioną wersję dokumentów lub/i uzupełnić braki. Brak odpowiedzi w tym terminie może opóźnić lub uniemożliwić zatwierdzenie sprawozdania i wypłatę grantu.

13. Wypłata środków

Po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego grant zostanie wypłacony na konto wskazane w umowie w ciągu 14 dni roboczych.

14. Gotowe!

Zaliczka – krok po kroku

Organ prowadzący lub przedstawiciel, po utworzeniu wydzielonego konta bankowego przeznaczonego wyłącznie na wydatki związane z realizacją projektu i złożeniu wniosku, otrzymuje zaliczkę na zakupy.

W przypadku niewykorzystania wszystkich przyznanych środków konieczny jest ich zwrot na konto wskazane przez Stowarzyszenie, a do rozliczenia trzeba dołączyć dodatkowe dokumenty (jak np. historia rachunku). Ścieżka ta wymaga również konieczność zwiększenia budżetu Jednostki Samorządu Terytorialnego przed możliwością wydatkowania środków grantu, co dodatkowo może wydłużać realizację projektu.

Przed złożeniem wniosku

1. Zgłoś do swojego Organu prowadzącego chęć otrzymania grantu.

Pamiętaj, że kwota grantu jest udzielana na zakupy netto. Podatek VAT nie może być finansowany ze środków grantu, wobec czego należy zapewnić środki na jego pokrycie.

2. Kto składa wniosek o grant?

Ustal kto będzie składał wniosek. Jeśli to nie Organ prowadzący będzie podpisywać dokumenty, potrzebne będzie pełnomocnictwo – czyli zgoda, by ktoś inny mógł:

• złożyć wniosek,
• podpisać umowę,
• rozliczyć grant.

3. Twoim Organem prowadzącym jest Jednostka Samorządu Terytorialnego?

Możliwość wydatkowania środków zaliczki przekazanych JST co do zasady wymaga zmian w budżecie, które odbywają się podczas sesji rad gminy/powiatu. Skontaktuj się z Organem prowadzącym, będącym JST, aby ustalić kiedy możliwe będzie zwiększenie budżetu gminy, aby nie przekroczyć terminów na wydatkowanie grantu określonych w Regulaminie projektu.

4. Musisz otworzyć wyodrębniony rachunek bankowy na potrzeby wykonania zakupów ze środków z grantu

Ten rachunek może być wykorzystywany jedynie do operacji związanych z zakupem w ramach tego projektu. Środki zaliczki nie mogą być również przeznaczone na inne niż kwalifikowalne wydatki (np. nie można z nich sfinansować VAT). Zaleca się, żeby na moment przekazania grantu, na rachunku nie znajdowały się inne środki.

W przypadku Grantobiorcy będącym JST, w momencie składania wniosku musisz określić, czy zaliczka ma być przekazana bezpośrednio na wyodrębniony na cele projektu rachunek czy na rachunek transferowy gminy, z którego środki będą następnie przekazane na wyodrębniony rachunek.

Wniosek

5. Wybierz sprzęt, jaki chcesz kupić, przygotuj odpowiednie dokumenty

📎 Wymagane załączniki:

• Pełnomocnictwo (do złożenia wniosku / podpisania umowy)
• Zaświadczenie o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta itp. + uchwała o powołaniu skarbnika, jeśli dotyczy (w sytuacji, gdy grantobiorcą jest JST a umowa nie będzie podpisywana przez pełnomocnika)
• Odpis z KRS (dla fundacji, stowarzyszeń, spółek prawa handlowego itp.)
• Inne dokumenty zaświadczające o prawie do reprezentacji grantobiorcy

6. Wypełnij wniosek

7. Wygenerowany wniosek otrzymasz na adres e-mail

Podpisz go elektronicznie (za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanym podpisem cyfrowym) i odeślij zgodnie z instrukcją w wiadomości.

Umowa

8. Po sprawdzeniu wniosku sporządzimy umowę

Umowę (w wersji elektronicznej) prześlemy na adres e-mail wskazany we wniosku wraz z dokładną instrukcją postępowania.

9. Wydrukuj umowę wraz z załącznikami i odeślij nam w celu podpisania

Możesz to zrobić:

• w wersji elektronicznej - rekomendowane (przyspiesza proces)

• w wersji papierowej

Wydrukowaną i podpisaną umowę należy odesłać na adres (listem poleconym):

Stowarzyszenie Robisz to
ul. Targowa 56
03-733 Warszawa

10. Przekazanie środków

W terminie najpóźniej 14 dni kalendarzowych od podpisania umowy przekazujemy grant na wyodrębniony rachunek wskazany w umowie.

Zakup sprzętu

11. Umowa podpisana? Możesz robić zakupy!

12. Zachowaj wszystkie dowody zakupu

Rozliczenie i sprawozdanie

13. Złóż rozliczenie (w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu)

Rozliczenie grantu obejmuje:

• formularz sprawozdania
• potwierdzenie stosowania obowiązków komunikacyjnych KPO w formie zdjęć i zrzutów ekranu, patrz: Obowiązki komunikacyjne dla grantobiorców
• kopie wszystkich dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków (faktury opisane zgodnie ze wzorem, wyciągi bankowe), [wzór opisu faktury]
• historię rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby realizacji projektu za okres od otrzymania grantu do dnia ostatniej transakcji.

Zwrot niewykorzystanych środków powinien nastąpić w terminie maksymalnie 7 dni od zakończenia projektu jednak najpóźniej z dniem złożenia sprawozdania końcowego.

14. Weryfikacja dokumentów (do 30 dni kalendarzowych)

Weryfikacja sprawozdania końcowego nastąpi w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jego złożenia.

Na tym etapie mogą pojawić się także inne uwagi lub prośba o poprawę dokumentów.

15. Korekta dokumentów (do 5 dni kalendarzowych od otrzymania uwag)

Jeśli dokumentacja wymaga uzupełnień lub poprawek, otrzymasz informację e-mail z wyszczególnionymi uwagami.

Masz 5 dni od dnia otrzymania wiadomości, aby przesłać poprawioną wersję dokumentów lub/i uzupełnić braki. Brak odpowiedzi w tym terminie może opóźnić lub uniemożliwić rozliczenie grantu.

16. Gotowe!

Obowiązki informacyjne grantobiorców

Po podpisaniu umowy grantowej należy umieścić informację o udziale w projekcie w trzech miejscach:

• należy wydrukować i wywiesić plakat informacyjny KPO w widocznym miejscu, zgodnie ze wzorem,
• do sprawozdania prosimy dołączyć zdjęcie plakatu wiszącego w placówce (nie plik PDF plakatu).

• należy zamieścić opis projektu wraz z logotypami UE i KPO (logotypy i przykładowy opis),
• opis można dostosować do danych Państwa placówki,
• w sprawozdaniu należy załączyć zrzut ekranu pokazujący, że informacja znajduje się na stronie.

• należy opublikować informację o udziale w projekcie (treść może być tożsama z tą ze strony www), najlepiej z grafiką zawierającą logotypy,
• dopuszczalne jest również zamieszczenie grafiki projektu oraz plakatu KPO opisanego w pkt.1,
• w sprawozdaniu należy załączyć zrzut ekranu z postem.

Kontakt